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成人教育学院档案收集归整办法

作者:         发布日期:2019-09-10     浏览次数:

     

 

院办发[2006]08号

 

为了加强我档案管理工作,实现档案规范化管理,完整、系统地保存我院在各项工作中形成的各类资料,更好地为学院各项工作服务,特制订本办法。
一、归档范围
    凡是反映学院党政管理工作、教学活动等具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
    1.上级机关召开需要贯彻执行的会议主要文件材料;上级机关部门颁发要贯彻执行的法规性文件;
    2.上级领导视察、检查本院的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料;
    3.本院召开的党员代表大会、教代会、团代会、学代会的全套会议文件;
    4.本院党委、行政领导会议、工作会议、专题会议的记录及文件材料;各类会议纪要;
    5.本院颁发的各种正式文件的签发稿(文件底稿)、印制稿、重要文件修改稿;
    6.本院的请示与上级机关的批复,本院部(室)的请示与学院的批复;
    7.院领导在公务活动中形成的各类重要信件、传真、电话记录;
    8.本院及下属部门成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件;
    9.本院干部任免、调配、培训;专业技术职务评定、聘任;党团员、干部、工人名册;职工录用、转正、定级、调资、退职、离退休、抚恤、死亡等工作及奖惩文件材料;
    10.本院教职工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;
    11.学院及各部(室)在工作活动中形成的各类计划、总结、报告;
    12.上级和本院有关学科、专业设置及实验室建设管理的文件材料;
    13.上级和本院有关招生计划、规定、培训工作计划、安排的文件材料;
    14.新生录取名单、招生宣传、招生工作总结文件材料;
    15.学生学籍卡、学籍变更;学生奖励、处分文件材料;
    16.教学计划、教学大纲、教学质量分析;自编、主编教材和指导书,使用教材目录,课程任课安排,教学任务书、试卷、校历、教学实习计划、总结等;
    17.毕业生名册、毕业证书存根及毕业生质量跟踪调查材料;
    18.本院党委、团委、工会和内部机构在工作活动中形成的重要文件;

 19.本院的各种统计报表及分析资料;

 20.本院制定的各种规章制度;

 21.本院的历史沿革、大事记、年鉴、行事历及反映本院重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书;有纪念意义和凭证性的实物、展览照片;宣传本院的有关媒体报道及声像材料;
    22内容重要的群众来信、领导的指示、来访的记录、调查处理报告等重要材料;
    23.本院与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
    24.在外事活动中形成的文件材料;
    25.教学研究课题全套文件材料;
    26.基本建设工程项目及设备仪器方面的科技文件材料;
    27.本院有关土地、房屋、财产产权、单位法人登记等重要的凭证性证书;

 28.以上所述材料现存的完整电子文件。

二、归档要求

1.归档的文件材料应内容真实无误,字迹工整、清晰、纸张整齐;

2.归档的文件材料必须用耐久性字迹材料书写,永久、长期保存的文件材料严禁用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水书写;

3.归档文件种类、份数及每份文件的页数均要齐全、完整;

4.本单位发文要求底稿与正文一起归档;归档文件要有明确的拟稿人和签发人并要签名或加盖印章。

三、下列材料不归档

1.材料不全不完整的。一份材料残缺(页数不全)不齐,头尾不清,时间不明,张冠李戴的。

2.材料手续不完备、不规范的。

3.材料用纸或书写不符合归档要求的,要退回处理;文件类材料是复印件的。

4.入党等群众评议的发言记录、谈话记录。

5.信封、函调证明材料信、调查提纲、调查证明材料信、工资介绍信、行政介绍信、党员介绍信等。

6.未转正的预备党员《入党志愿书》,要求入党的思想汇报、学习汇报,批准入党前的组织谈话记录、群众座谈会记录、小组、支部会议讨论记录等材料。

7.单位集体立功授奖的事迹材料、呈报审批表。

8.属于个人保管的材料,如毕业、结业证书,奖状、聘书等。

四、档案收集

1.我院档案采用统一管理和分部门收集的原则。即院档案室统一集中管理事件办理终结后的档案,各部门平时收集、归整事件办理过程中的档案资料。

2.各部室对自己工作中产生的档案要随时整理,事件办理一旦终结,应及时对有保存价值的资料按时间顺序(以文件资料的署名日期为准)或事件的相互联系进行归整,并列出资料目录、数量( A4 纸打印)一并上交院档案室,做到档案资料完整。

3.档案的收集来自平时,各部室应加强收集、保管,移交后,由档案室集中登记、鉴定、整理、组卷、编目、保管、提供利用。

4.各部室在平时的收集、保管工作中,注意资料的完整性,电子版与纸质资料并存,不应残、缺,不得占为己有。

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