成人教育学院档案收集归整办法

 

院办发[2006]08号

 

为了加强我院档案管理工作，实现档案规范化管理，完整、系统地保存我院在各项工作中形成的各类资料，更好地为学院各项工作服务，特制订本办法。
一、归档范围
    凡是反映学院党政管理工作、教学活动等具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
    1.上级机关召开需要贯彻执行的会议主要文件材料；上级机关部门颁发要贯彻执行的法规性文件；
    2.上级领导视察、检查本院的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；
    3.本院召开的党员代表大会、教代会、团代会、学代会的全套会议文件；
    4.本院党委、行政领导会议、工作会议、专题会议的记录及文件材料；各类会议纪要；
    5.本院颁发的各种正式文件的签发稿（文件底稿）、印制稿、重要文件修改稿；
    6.本院的请示与上级机关的批复，本院部（室）的请示与学院的批复；
    7.院领导在公务活动中形成的各类重要信件、传真、电话记录；
    8.本院及下属部门成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件；
    9.本院干部任免、调配、培训；专业技术职务评定、聘任；党团员、干部、工人名册；职工录用、转正、定级、调资、退职、离退休、抚恤、死亡等工作及奖惩文件材料；
    10.本院教职工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
    11.学院及各部（室）在工作活动中形成的各类计划、总结、报告；
    12.上级和本院有关学科、专业设置及实验室建设管理的文件材料；
    13.上级和本院有关招生计划、规定、培训工作计划、安排的文件材料；
    14.新生录取名单、招生宣传、招生工作总结文件材料；
    15.学生学籍卡、学籍变更；学生奖励、处分文件材料；
    16.教学计划、教学大纲、教学质量分析；自编、主编教材和指导书，使用教材目录，课程任课安排，教学任务书、试卷、校历、教学实习计划、总结等；
    17.毕业生名册、毕业证书存根及毕业生质量跟踪调查材料；
    18.本院党委、团委、工会和内部机构在工作活动中形成的重要文件；

 19.本院的各种统计报表及分析资料；

 20.本院制定的各种规章制度；

 21.本院的历史沿革、大事记、年鉴、行事历及反映本院重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书；有纪念意义和凭证性的实物、展览照片；宣传本院的有关媒体报道及声像材料；
    22内容重要的群众来信、领导的指示、来访的记录、调查处理报告等重要材料；
    23.本院与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
    24.在外事活动中形成的文件材料；
    25.教学研究课题全套文件材料；
    26.基本建设工程项目及设备仪器方面的科技文件材料；
    27.本院有关土地、房屋、财产产权、单位法人登记等重要的凭证性证书；

 28.以上所述材料现存的完整电子文件。

二、归档要求

1.归档的文件材料应内容真实无误，字迹工整、清晰、纸张整齐；

2.归档的文件材料必须用耐久性字迹材料书写，永久、长期保存的文件材料严禁用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水书写；

3.归档文件种类、份数及每份文件的页数均要齐全、完整；

4.本单位发文要求底稿与正文一起归档；归档文件要有明确的拟稿人和签发人并要签名或加盖印章。

三、下列材料不归档

1.材料不全不完整的。一份材料残缺（页数不全）不齐，头尾不清，时间不明，张冠李戴的。

2.材料手续不完备、不规范的。

3.材料用纸或书写不符合归档要求的，要退回处理；文件类材料是复印件的。

4.入党等群众评议的发言记录、谈话记录。

5.信封、函调证明材料信、调查提纲、调查证明材料信、工资介绍信、行政介绍信、党员介绍信等。

6.未转正的预备党员《入党志愿书》，要求入党的思想汇报、学习汇报，批准入党前的组织谈话记录、群众座谈会记录、小组、支部会议讨论记录等材料。

7.单位集体立功授奖的事迹材料、呈报审批表。

8.属于个人保管的材料，如毕业、结业证书，奖状、聘书等。

四、档案收集

1.我院档案采用统一管理和分部门收集的原则。即院档案室统一集中管理事件办理终结后的档案，各部门平时收集、归整事件办理过程中的档案资料。

2.各部室对自己工作中产生的档案要随时整理，事件办理一旦终结，应及时对有保存价值的资料按时间顺序（以文件资料的署名日期为准）或事件的相互联系进行归整，并列出资料目录、数量（ A4 纸打印）一并上交院档案室，做到档案资料完整。

3.档案的收集来自平时，各部室应加强收集、保管，移交后，由档案室集中登记、鉴定、整理、组卷、编目、保管、提供利用。

4.各部室在平时的收集、保管工作中，注意资料的完整性，电子版与纸质资料并存，不应残、缺，不得占为己有。